De regio Alkmaar werkt met ingang van 1 januari 2022 met het aanvraagformulier jeugdhulp. Na de eerste gebruikerservaringen en diverse gesprekken met zorgpartijen zijn er aanpassingen gedaan in het aanvraagformulier. U vindt het nieuwe formulier hier.

De volgende aanpassingen zijn gedaan:
1. Tekstuele aanscherpingen en lay-out.
2. Wijzigingen in situaties  bij inzetten aanvraagformulier.
3. Verwijderen onderbouwing aanvraag zorg niet-gecontracteerd aanbod. De route wordt nader gecommuniceerd en bekend gemaakt op onze website.
4. Toevoegen mogelijkheid tot opschalen en afschalen zorg bij dezelfde of andere aanbieder.
5. Opstellen van een voorbeeldformulier voor het verschaffen van duidelijkheid in de informatiebehoefte van de gemeentelijke toegangen. U vindt het voorbeeldformulier hier.

Waarom dit aanvraagformulier?
Het aanvraagformulier sluit aan op de zichtbare veranderingen in de werkwijze die voortvloeien uit de nieuwe inkoopsystematiek. Het formulier is om de volgende redenen geïmplementeerd:
- Het vergroten van de efficiency voor de aanbieders en de gemeentelijke toegang. En zorgen voor snelheid voor de klant (voorkomen van herhaaldelijk contact voor verzoek tot aanvullende informatie).
- Het stimuleren van uniforme uitvraag richting jeugdhulpaanbieders in het geval er sprake is van een verzoek tot nieuwe toewijzing voor dezelfde hulp en/of opschalen en afschalen van zorg.
- Voorzien in de juiste informatiebehoefte van de gemeentelijke toegang. Dit betreft onder andere informatie over gestelde doelen en de vooruitgang die er wordt geboekt in de ontwikkeling van de jeugdige. Om zo te kunnen toetsen of de jeugdhulp die wordt aangevraagd passend en toereikend is voor de jeugdige.

Wanneer het aanvraagformulier meesturen?
Het aanvraagformulier is primair bedoeld als communicatietool tussen jeugdige/gezin, aanbieder en gemeentelijke toegang en dient als onderlegger voor de toewijzing van jeugdhulp. Belangrijk is dat de jeugdhulpaanbieder het formulier gezamenlijk of in overleg met de jeugdige en/of gezin invult en deze instuurt naar de toegang jeugdhulp van de betreffende gemeente. De toegangsmedewerker van de gemeente gebruikt de informatie uit het formulier bij de beoordeling om een voorziening aan de jeugdige/gezin toe te kennen.

Het formulier dient in de volgende situaties te worden meegestuurd:
1 Verzoek tot het afgeven van een nieuwe toewijzing voor dezelfde hulp
In het geval de doelen vóór de einddatum van de lopende toewijzing (deels) niet worden behaald.

Berichtenverkeer
Het verzoek om wijziging (VOW) wordt in de regio niet gebruikt. Het middels het berichtenverkeer aanvragen van een verzoek tot toewijzing voor dezelfde hulp of voor  wijzigingen in reeds toegekende zorg is niet mogelijk. Dat betekent dat in alle situaties er contact nodig is met de gemeentelijke toegang.

Landelijke doorontwikkelingen in de functionaliteit en gebruikersmogelijkheden van het VOW-bericht blijven wij nauwgezet volgen.

2 Verzoek tot afschalen of opschalen bij dezelfde zorgaanbieder
Als naast de huidige hulp nog andere hulp (van de huidige zorgaanbieder) nodig blijkt om de eerder gestelde doelen te kunnen bereiken, als de doelen (deels) behaald zijn en er afgeschaald kan worden naar een lichtere vorm van hulpverlening of er een nieuwe hulpvraag is ontstaan.

Wijzigingen kunnen ad hoc ontstaan door ontwikkeling bij cliënt, door gewijzigde omstandigheden in de omgeving en ook tussentijdse evaluaties kunnen aanleiding zijn voor aanpassingen in een zorgtoewijzing. Van belang is dat er contact plaatsvindt met de gemeentelijke toegang om tot een nieuw toekenningsbesluit te komen.

De medische verwijsroute
Bij een wijziging van het perceel, frequentie/volume is een nieuwe zorgtoewijzing nodig. Wanneer de verwijzer een huisarts/medisch specialist is, vragen wij u middels het aanvraagformulier jeugdhulp contact op te nemen met de gemeentelijke toegang. De gemeentelijke toegangen hebben afspraken gemaakt over een soepele behandeling en snellere verwerking bij  een compleet ingevuld formulier.

Voor ons als regio is het van grote meerwaarde als een jeugdhulpaanbieder na een verwijzing door huisarts/medisch specialist contact opneemt met de gemeentelijk toegangsteams, als blijkt dat er nog zorg nodig is.
- Gemeentelijk toegangsteam is als geen ander goed op de hoogte van voorliggende/preventieve hulp én van gecontracteerde specialistische jeugdhulp en hulp vanuit bijvoorbeeld Wmo.
- Gemeentelijk toegangsteam ziet het als hun kerntaak om te adviseren, mee te denken in oplossingen en de tijd te nemen voor een zorgvuldige brede vraagverheldering.

Uitzonderingsgevallen zijn dat ouders of jeugdigen géén toestemming geven voor het indienen van de aanvraag voor jeugdhulp via de gemeente en daarmee het delen van gegevens met de gemeente. De gemeente kan zonder deze informatie en toestemming geen toewijzing van jeugdhulp afgeven, omdat wettelijk gezien een beslissing tot toe- of afwijzen van jeugdhulp moet voldoen aan de zorgvuldigheidseisen. Mochten ouders toch een toewijzing voor jeugdhulp willen dan:
a. kunnen jeugdige/gezin zich zelf (telefonisch) melden bij de desbetreffende gemeentelijke toegang. En vervolgens zelf beslissen welke informatie ze verstrekken op basis waarvan de gemeente vervolgens wel/geen toewijzing afgeeft.
b. Een andere mogelijkheid is dat de jeugdhulpaanbieder contact opneemt met de gemeentelijke toegang om te kijken naar een alternatieve route door het inzetten van een onafhankelijk jeugdexpert (OJE). Momenteel wordt deze mogelijkheid nader uitgewerkt.

3 Verzoek tot afschalen of opschalen zorg naar een andere zorgaanbieder
Is er naast de huidige hulp nog andere hulp (van een andere zorgaanbieder) nodig om de eerder gestelde doelen te kunnen bereiken? Of zijn de doelen (deels) behaald en kan er afgeschaald worden naar een lichtere vorm van hulpverlening? Of er is een nieuwe hulpvraag ontstaan? Dan is het van belang  dat er contact plaatsvindt met de gemeentelijke toegang om tot een nieuw toekenningsbesluit te komen.

In deze situatie kan er zowel sprake zijn van het overdragen van zorg of het betrekken van een andere zorgaanbieder. We streven ernaar om onnodige administratie en lange wachttijden te voorkomen. Belangrijk is dat u het formulier - samen met de jeugdige/gezin zorgvuldig en compleet ingevuld - aanlevert bij de gemeentelijke toegang. Gezien het feit dat jeugdige/ouders actief betrokken zijn, hun medewerking verlenen bij het invullen van dit formulier en ermee instemmen dat de aanvraag voor jeugdhulp wordt ingediend, kunnen wij deze aanvraag in behandeling nemen. Indien er nog aanvullende vragen zijn, neemt de gemeentelijke toegang contact met u op.

4 Bent u werkzaam als coach op het voortgezet onderwijs?
Dan gebruikt u dit formulier voor het aanvragen van jeugdhulp.

Rol lokale toegang
Regionaal sturen we op de inzet van hulp of ondersteuning vanuit het voorliggend veld. Het uitgangspunt is dat de jeugdige en opvoeder(s) de regie hebben. Wij hechten veel waarde aan nauwer samenwerken in de driehoek verwijzer-jeugdige/gezin-jeugdhulpaanbieder. De gemeentelijke toegang denkt en kijkt nadrukkelijk mee of jeugdhulp nog passend en noodzakelijk is. Het brede systeemgerichte kijken van de teams en de kennis van het gehele zorglandschap (zowel voorliggend als specialistisch) zijn van belang bij het vinden van de best passende hulp. Wanneer het afschalen naar lichtere vormen van zorg of een voorliggende voorziening mogelijk is, wordt dat toegepast. Ook als het mogelijk is de jeugdhulp te beëindigen. Het zoveel mogelijk in de thuissituatie invullen van de zorg staat daarbij centraal. Waarbij in alle gevallen de veiligheid van de jeugdige gewaarborgd wordt. Hiermee geven wij uitvoering aan de regionale inkoopdoelstelling , namelijk: de wens om meer handen en voeten te geven aan het normaliseren van opgroeien en opvoeden, direct passende en goede jeugdhulp inzetten en centrale regie op de hulp aan jeugdigen en opvoeders.

Gegevensuitwisseling en privacy
Uitgangspunt bij gegevensuitwisseling is dat de jeugdige en opvoeders de regie hebben, hun medewerking verlenen bij het invullen van dit formulier en daarmee instemmen dat de aanvraag voor jeugdhulp wordt ingediend. Onze regio volgt hierin de richtlijnen vanuit het ministerie van VWS (Toezicht sociaal domein). Informatie hierover is te vinden op: https://www.kiezen-en-delen.nl/ informatie delen in het sociaal domein.

De gemeentelijke toegang gaat zorgvuldig om met de verstrekte gegevens en deze worden alleen gebruikt voor het beoordelen van de aanvraag jeugdhulp. Het privacyreglement van de gemeente is van toepassing, deze is te vinden op de website van de betreffende gemeente. Het ingevulde formulier stuurt u (uiterlijk acht weken voor het aflopen van de huidige zorgtoewijzing) toe aan de gemeentelijke toegang van de desbetreffende gemeente. NB: Indien de situatie nijpend is en een snellere afhandeling vraagt, dan vragen wij u contact op te nemen met de gemeentelijke toegang van de desbetreffende gemeente. Als de aanvraag daartoe aanleiding geeft, zal de toegang contact met u opnemen voor eventueel aanvullende vragen of voor een gesprek met u en de jeugdige/gezin.

Digitaal inloopspreekuur
Heeft u vanuit uw organisatie nog vragen en/of opmerkingen? U kunt deze aan ons voorleggen tijdens een digitaal inloopspreekuur op 18 april tussen 13.00-14.00 uur. Dit vindt plaats via Teams. Alle jeugdhulpaanbieders ontvangen later deze week per e-mail de Teams-link voor het inloopspreekuur.