Het is alweer even geleden: van oktober 2023 tot en met maart 2024 draaiden we in de regio een pilot rondom verlengingsaanvragen. In deze pilot zijn - van de achttien deelnemende aanbieders - alle toewijzingen die afliepen in november en december, aangeleverd en beoordeeld met behulp van lijstwerk. De pilot is afgerond en we informeren jullie graag over de pilot, de opbrengst en het vervolg.

Waarom deze pilot?
De directe aanleiding van de pilot was de enorme bulk aan besluiten en daarmee dus mogelijk verlengingen, in november en december 2023. Het doel van de pilot was om ervaring op te doen met een administratief lichter proces voor het aanvragen en beoordelen van verlengingen met behulp van data, waarmee we tegelijkertijd beter zicht krijgen op zaken als afschaling (volume en productzwaarte), uitstroom en doorlooptijden.

Hoe deden we dit?
Het lijstwerk is vooraf door de gemeenten gevuld met informatie over de toewijzing en zaken als gemiddeld gedeclareerd volume, trajectduur, gemiddelde kosten per maand, aantal eerdere toewijzingen bij deze aanbieder etc. De aanbieders gaven vervolgens op het lijstwerk aan welk product, volume en einddatum zij dachten nodig te hebben. Wanneer dit afweek van de vooraf ingevulde prognose, werd er in het lijstwerk om een toelichting gevraagd. Wanneer er op het niveau van de aanbieder veel verschil zat tussen de vooraf meegegeven prognoses en door de aanbieder ingevulde informatie, vond er een gesprek plaats om het hierover te hebben.

In december deden we in een bijeenkomst met aanbieders en gemeenten een eerste evaluatie. In januari is er nog een schriftelijke evaluatie uitgezet onder de deelnemende aanbieders. Van de achttien deelnemende aanbieders, vulden twaalf aanbieders de schriftelijke evaluatie in.

Daarnaast vergeleken we data rondom de verlengingen van de deelnemende en niet-deelnemende aanbieders met elkaar.

Wat leverde de pilot op?
We zijn blij dat de pilot een aantal positieve resultaten heeft gehad! Hieronder een aantal bevindingen op een rijtje:

- De helft van de aanbieders gaf aan dat deze manier van werken een tijdsbesparing opleverde.
- Het is door de aanbieders over het algemeen als prettig ervaren dat de administratieve lasten rondom de verlengingsaanvragen meer geconcentreerd en bij minder personen plaatsvond.
- Gemeenten kregen op het niveau van aanbieder meer inzicht op zaken als volume, afschalen, uitstroom en doorlooptijden.
- Bij deelnemende aanbieders zien we een betere spreiding van de einddata van de besluiten door het jaar heen.
- We zien in de aanvragen en toekenningen van de deelnemende aanbieders een positieve beweging als het gaat om doorlooptijden, volume en de beweging van zwaar naar licht.

Was het allemaal perfect?
Er waren natuurlijk ook punten die nog aandacht vragen en doorontwikkeld worden:
- Voor iets minder dan de helft van de aanbieder was de tijdsinvestering hetzelfde. Bij één aanbieder hoger, waarbij door een aantal aanbieders de kanttekening werd gemaakt dat dit ook te maken had met het opstarten en eigen maken van een nieuwe werkwijze. Dit geldt ook voor de gemeenten.
- Het format voor het lijstwerk dat gebruikt is, heeft nog de nodige doorontwikkeling nodig.
- Zo ook de criteria die gebruikt zijn in het lijstwerk. Belangrijk daarbij is om oog te hebben voor de verschillende typen zorgaanbieders.

Hoe nu verder?
De deelnemende aanbieders gaven in de evaluatie allemaal aan verder te willen met deze werkwijze. En ook als gemeenten willen we onderzoeken of en hoe we deze werkwijze verder kunnen brengen in het dagelijks werk. We starten binnenkort een project waarvan dit een onderdeel zal zijn. Uiteraard betrekken we zorgaanbieders ook bij deze ontwikkeling. Wordt vervolgd!

Wilt u meer weten over deze pilot? Dan kunt u contact opnemen met Jennie Obdam.